Facturation électronique : ce qu'un artisan doit faire, et quand

Les deux dates à ne pas confondre

La réforme se déploie en deux temps, et c'est la source de presque tous les malentendus. Recevoir et émettre n'arrivent pas en même temps, et pas pour les mêmes entreprises.

Une facture électronique, ce n'est pas un PDF envoyé par email

C'est le point qui surprend le plus. Un PDF joint à un email n'est pas une facture électronique au sens de la réforme : ce n'en est que l'image. La loi attend un fichier que la machine peut lire, pas seulement l'œil.

Le format retenu en France s'appelle Factur-X. C'est un PDF ordinaire, que vous lisez comme d'habitude, dans lequel est glissé un fichier XML contenant les mêmes données sous forme structurée. Une seule facture, deux lectures : la vôtre et celle du logiciel de votre client.

Deux autres formats sont admis, UBL et CII, mais Factur-X est celui qui a été pensé pour que rien ne change à l'œil nu. C'est celui que produit Adminéo.

Par où passeront les factures

Les factures ne partiront plus directement de vous à votre client. Elles transiteront par une plateforme agréée par l'administration, qui les achemine et transmet certaines données à l'administration fiscale.

1. 1Vous établissez la factureDans votre logiciel, comme aujourd'hui. C'est lui qui produit le Factur-X.
2. 2Elle part vers une plateforme agrééeVotre logiciel s'y raccorde. Vous n'avez pas à en devenir une, ni à en comprendre le fonctionnement.
3. 3La plateforme la remet au clientElle identifie le destinataire par son SIRET dans un annuaire national.
4. 4Les données de TVA remontent à l'administrationC'est l'objet de la réforme : lutter contre la fraude et pré-remplir les déclarations.

Ce qu'il faut préparer, dans l'ordre

1. 1Vérifier que vous pouvez recevoirC'est l'obligation déjà en vigueur. En pratique : disposer d'un outil ou d'un prestataire capable de réceptionner un Factur-X.
2. 2Compléter vos fiches clientsSIRET pour les professionnels, adresse exacte pour tout le monde. C'est le travail le plus long, et personne ne peut le faire à votre place.
3. 3Vérifier vos propres mentionsSIRET, RNE, TVA intracommunautaire, assurance décennale. Une facture électronique incomplète est rejetée par la machine, sans discussion.
4. 4Choisir un outil qui produit du Factur-XEt qui se raccorde à une plateforme agréée. Vous n'avez pas besoin d'un logiciel de comptabilité : il vous faut un logiciel qui fabrique des documents justes.

Combien de temps faut-il conserver ses factures ?

Dix ans. L'article L123-22 du code de commerce impose de conserver les pièces comptables pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice. L'obligation vaut pour la facture électronique comme pour le papier, et l'archivage doit garantir que le document n'a pas été modifié.

C'est une question à poser à tout éditeur de logiciel avant de s'engager : que se passe-t-il si vous arrêtez votre abonnement ? Un outil qui ne vous rend pas vos données vous met en difficulté dix ans durant.

Sources

• Calendrier de la facturation électronique — Article 26 de la loi de finances pour 2024, modifié par la loi de finances 2025
• Conservation des pièces comptables pendant dix ans — Article L123-22 du code de commerce
• Mentions obligatoires des factures entre professionnels — Article L441-9 du code de commerce